El ROI en un Proyecto ERP

El ROI (Return-on-Investment) es un método financiero para evaluar diferentes alternativas de inversión a partir de la comparación de flujos de caja positivos y negativos asociados a dicha inversión.

También es un elemento recomendable, yo diría que casi necesario, en la elaboración del Business Case que debe preceder a un proyecto y, en particular, a los proyectos de implantación de un ERP.

La fórmula que habitualmente utilizamos para calcular el ROI corresponde al cociente resultante de comparar lo obtenido frente a lo invertido, fijando un determinado período de tiempo en años (retorno) y considerando los rendimientos futuros a su valor actual (NPV – Net Present Value). Es decir, de una forma simplificada, el ROI a “N” años sería:

Suma de cada uno de los ahorros netos y beneficios netos
a lo largo de N años (con su valor actualizado al presente)
__________________________________________________
Inversión total inicial


Evidentemente, se busca que el cociente sea > 1 y, cuanto mayor resulte, mejor será la inversión. El período de retorno (N o número de años) se puede hacer variable, por ejemplo considerando su evolución a 2, 3 y 4 años, o bien fijarlo de antemano bajo criterio de la dirección. Otra forma de utilizar este mismo concepto es calculando el período hasta que el cociente llega a ser exactamente 1 (cálculo del período de retorno de la inversión).

Lo que ocurre es que, para que la medida sea válida, es necesario convertir a importes económicos la totalidad de factores que intervienen en el coste y en la rentabilidad. La inversión suele estar más acotada, aunque siempre hay que calcular con ciertos márgenes debidos a posibles desviaciones en plazos y esfuerzos. Por el contrario, en muchos casos, puede no resultar fácil estimar las mejoras estratégicas o valorar los beneficios menos tangibles que se obtendrán.

Los aspectos que hay que considerar al realizar la valoración económica de los ahorros y beneficios son muy variados. Como ejemplo se pueden citar los siguientes, asociados a cada área funcional:

  • Comercial, Ventas y Marketing
    • Disminución de plazos de entrega
    • Mejora de la capacidad de oferta y menor plazo
    • Mejora del nivel de servicio
    • Acortamiento del “time-to-market”
  • Logística y Distribución
    • Reducción de inventarios y niveles de stocks
    • Reducción de costes de distribución
    • Reducción de tiempos de transporte
  • Producción / Fabricación
    • Mejora de rendimientos
    • Disminución del inventario de producto en curso / WIP
    • Acortamiento de los “lead times”
    • Optimización del uso de los recursos
    • Mayor disponibilidad de la materia prima
    • Mayor efectividad en los procesos de planificación
  • Compras y Proveedores
    • Mejora del rendimiento del proveedor
    • Mayor capacidad de negociación
    • Menores plazos de acopio y tiempos de espera
    • Disminución de los costes de compras
  • Ingeniería
    • Desarrollo de producto más rápido
    • Mejores métodos de producción
    • Procesos de mejora más ágiles
  • Área Económico- financiera
    • Aumento de la productividad global
    • Disminución de errores administrativos
    • Mayor rentabilidad global
    • Mejora de la gestión de la tesorería y cuentas con terceros
    • Incremento de rentabilidades financieras
    • Disminución de costes de TI
    • Posibles reducciones o variaciones de personal

Aunque muchos de estos beneficios y ahorros se pueden determinar mediante objetivos medibles, existen otros muchos factores estratégicos de difícil “tangibilización”. Dependiendo de cada caso concreto, se tendrán en cuenta, entre otros, factores como los siguientes:

  • Mejora en la calidad de la información
  • Mejora en los procesos de negocio
  • Capacidad de Estandarización
  • Mejora en flexibilidad y capacidad evolutiva
  • Capacidad de globalización
  • Capacidad de respuesta al mercado
  • Capacidad de adopción de nuevos modelos de negocio
  • Capacidad de apertura de divisiones y business units
  • Mejoras al funcionamiento del negocio en general

Como ejemplo, me gustaría citar mi experiencia personal. Hace algunos años, coincidiendo con el lanzamiento de Microsoft Dynamics AX 4.0, Microsoft llegó a un acuerdo con Nucleus Research para proporcionar a sus consultores herramientas que ayudaran al cálculo del ROI y, en consecuencia, apoyaran a la toma de decisiones de la alta dirección en los procesos preventa del ERP.

Nucleus Research (http://nucleusresearch.com/) es una compañía que actúa como analista independiente, prestando servicios de investigación, estudios y análisis relacionados con la tecnología, orientados a los procesos de toma de decisiones. Entre sus áreas de especialización destacan precisamente:

  • El desarrollo de herramientas para la modelización financiera del ROI para diferentes productos y en distintos escenarios.
  • La elaboración de ROI Case Studies, aplicando dicha modelización a casos reales, documentando los beneficios financieros que se obtienen en una implantación o despliegue tecnológico.

La herramienta proporcionada por Nucleus Research a Microsoft para calcular el ROI de AX 4.0 ofrece, entre otras utilidades, una estimación de costes iniciales basada en el tamaño de la instalación y las experiencias anteriores que, por supuesto, se puede modificar, completar y adecuar.

El desglose de los costes, para una empresa de tamaño medio y valores por defecto (en mi opinión, algo altos), es el siguiente:

COST ASSESMENT
EXPENSED COSTS
Pre-start
Year 1
Year 2
Year 3
Software
168.000 
25.200 
25.200 
25.200 
Hardware
84.750 
Consulting
600.000 
Personnel
220.000 
100.000 
100.000 
100.000 
Training
Other
Total per period
1.072.750 
125.200 
125.200 
125.200 

Por otra parte, para la estimación de beneficios y ahorros, se utiliza un desglose de los mismos clasificados como “Directos” e “Indirectos”, así como numerosas sugerencias para calcular algunos de sus valores (teniendo en cuenta la envergadura de la compañía, el número de empleados, el volumen de negocio y de transacciones, el número de terceros, etc.).

En el sitio web de Nucleus Research se facilitan numerosos ejemplos de aplicación de este método para diversos ERPs y ejemplos de empresa. También se elaboran estudios de análisis del ROI de un determinado ERP, aplicando los calculos a una muestra de empresas y facilitando los datos significativos que se obtienen en promedio. Es interesante consultar estos últimos si se está pensando en abordar un proyecto y con anterioridad a la elaboración del Business Case propio.

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