El Beneficio Real de la Gestión de Flujos de Trabajo

Los Sistemas de Gestión de Flujos de Trabajo ayudan a las organizaciones a lograr objetivos de muy diversos tipos: gestión, control, eficiencia, productividad, costes, etc.

Entre todos estos posibles logros, señalaría los siguientes beneficios finales:

  • Orientación “real” de la organización hacia los objetivos de negocio. Permiten a las organizaciones alinear sus procedimientos operativos con los criterios estratégicos, y facilitan conocer y controlar estrechamente en cada actividad:
    • Las tareas a realizar, responsabilidades, niveles de aprobación, etc.
    • Los estados del proceso y de los propios objetos de negocio que se transforman.
    • La consistencia de estos estados y su adaptación a las reglas de negocio establecidas.
    • Los recursos disponibles e implicados en cada paso del proceso.
    • Las posibles incidencias del propio proceso y los caminos de resolución.
    • Las variables resultantes de calidad, tiempo y coste que facilitarán, a posteriori, tanto la toma de decisiones como la retroalimentación de los modelos.

  • Eficacia y reducción de errores en la consecución de los objetivos. Facilitan la realización de tareas acorde a las reglas, reduciendo el número de incidencias y mejorando la capacidad de resolución de las mismas:
    • Mejoras en tiempo real, mediante las funcionalidades de asignación, enrutamiento, monitorización, soporte a excepciones, etc.
    • Mejoras sobre los modelos, mediante procesos de simulación de ocurrencias y flujos.
  • Eficiencia y productividad en la aplicación de los recursos, disminuyendo los costes. Permiten la concentración del valor allá donde se necesita, evitando la asignación de recursos más valiosos a tareas de poco valor añadido, reduciendo la dedicación a tareas administrativas y los tiempos muertos, y acortando los tiempos de respuesta y los ciclos globales de realización de actividades.

Creo que, hoy en día, la mayor parte de las soluciones están muy orientadas hacia el segundo y tercer punto de los citados. Sin embargo, en mi opinión, todavía parte del camino está por recorrer con respecto al primero de los puntos. Para ello es necesario que se logre una integración más estrecha entre el Sistema de Gestión de Flujos de trabajo y el resto de los Sistemas de Información, cosa que no aportan todas las soluciones.

En algunos casos, por ejemplo sistemas ERP que incluyen su propio Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo (como puedan ser SAP R/3 u Oracle), esta integración y sus beneficios ya se están obteniendo pero, en ocasiones, con dificultades para extenderlo al resto de procesos no soportados por el ERP.

Por otra parte, no todos los ERP que facilitan una herramienta de “modelado” proporcionan realmente la funcionalidad final requerida para soportar Flujos de Trabajo, careciendo de sistemas de encaminamiento efectivo o de una gestión de roles integrada, distinta de la gestión de perfiles de seguridad del propio ERP (por ejemplo, el caso de Microsoft Dynamics AX).

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